Gardes & Astreintes - Base de connaissances

Gardes & Astreintes - Base de connaissances Contacter l'éditeur du logiciel
Chercher Recherche avancée
Parcourir par catégorie
Glossaire | Contact Us

C'est votre première visite ? Cliquez ici

5 minutes pour tout comprendre de Gardes & Astreintes

Progiciel de gestion du temps de travail en centre de secours

Progiciel de gestion du temps de travail en centre de secours

Comment utiliser le cahier de consignes ?

Vues: 1229
Posted: 17 mai 2017
by: Prissette M.P.
Updated: 11 nov. 2017
by: Prissette M.P.

Outil de communication dont se servent les agents pour écrire toutes les informations importantes de la journée, le cahier de consignes est un complément pratique aux outils traditionnels de planification. Dans AGATT, le cahier de consignes est consultable en ligne, partagé entre les agents, et peut être imprimé.

Les consignes sont classées en trois groupes, chaque groupe contenant plusieurs types :

  • Consignes opérationnelles
    • Voies - Rues - Routes barrées
    • PI - BI indisponibles
    • Evènements
    • Service Sécurité
    • Logiciel Alerte / Antarès
    • Divers
  • Consignes fonctionnelles
    • Réservation de salle
    • Dispense de sport
    • Stagiaires école
    • Visites médicales
    • Visites école
    • Cérémonies
    • Visites de prévention
    • Services internes
    • FMPA journalière
    • Divers
  • Consignes engins. Un lien est présent avec la liste des engins et fonctions du centre. Lire à ce sujet l'article "Comment paramétrer les engins et fonctions ?"
    • Indisponible
    • Mutualisation
    • Travaux mécaniques
    • Contrôle Technique - Passage aux mines
    • Formation
    • Réunion
    • Divers

Pour une journée donnée, chaque centre peut rédiger un nombre non limité de consignes. Chaque consigne peut être associée à une journée, ou elle peut s'appliquer à une période de plusieurs jours.

Le cahier de consignes est consultable de trois façons complémentaires :

  • Planification - Consignes : saisie
  • Feuille journalière - onglet "Consignes" : consultation sur écran
  • Feuille journalière - version imprimable : consultation papier


 

Module de saisie et gestion des consignes Consultation des consignes dans la feuille journalière
Module de saisie des consignes Feuille journalière / Onglet de consultation des consignes Version imprimable des consignes



Comment saisir les consignes ?

Les consignes sont associées à la feuille journalière. L'utilisation du cahier de consignes repose sur les étapes suivantes :

  1. Création d'une feuille journalière
  2. Saisie des consignes
  3. Facultatif : impression de la feuille journalière

Le cahier de consignes étant intimement lié à la vie du centre, la gestion des droits se fait agent par agent. Pour pouvoir rédiger des consignes, il est donc nécessaire d'autoriser au moins un agent du centre à le faire (lire plus bas).


Saisir les consignes :

  • Créer une feuille journalière (cf. l'article dédié Comment gérer la feuille journalière (piquets) ? )
     
  • Dans le menu principal, survoler l'option '"Planification", puis cliquer sur l'option "Consignes"
     
  • Le formulaire de saisie d'une consigne apparait. Renseigner les champs :
     
    • Type : permet de catégoriser la consigne.
    • Texte : contenu de la consigne.
    • Durée : l'option "plusieurs journées" permet de dupliquer la consigne sur une période.
    • Date de début et de fin : permet de définir la période d'application de la consigne, dans le cas d'une consigne sur plusieurs journées.
    • Jours d'effet : permet de dupliquer une consigne sur une période, tout en évitant son apparition sur certains jours de la semaine (ex. : consigne redondante ne s'appliquant pas le week-end).

      Formulaire de saisie d'une consigne
       
  • Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
  • Répéter l'opération pour l'ensemble des consignes.
     

Consulter les consignes :

Les consignes présentes et futures apparaissent à la suite du formulaire de saisie. Deux boutons d'option permettent de modifier et désactiver une consigne. La désactivation conserve la consigne, mais indique que celle-ci n'est plus active.

Liste des consignes



Comment imprimer le cahier de consignes ?

Au quotidien, les agents du centre de secours ont besoin de voir les consignes du jour. Dans certains cas, on souhaite également pouvoir imprimer le cahier de consignes.


Voir et imprimer les consignes du jour :

  • Dans le menu principal, survoler l'option '"Planification", puis cliquer sur l'option "Feuille de garde journalière".
     
  • Cliquer sur l'onglet "Consignes". Le cahier de consignes du jour apparait.

    Feuille journalière - Onglet des consignes
     
  • Pour imprimer le cahier de consignes, cliquer sur le bouton "Imprimer la feuille journalière". Un nouvel onglet apparait, contenant une version imprimable de la feuille journalière.
     
  • Ouvrir l'aperçu avant impression. Suivant la version du navigateur utilisé, l'opération s'effectue soit :
    • En cliquant sur le menu "Fichier" > "Aperçu avant impression".
    • En cliquant sur le pictogramme Bouton du menu principal dans le navigateur Firefox situé tout en haut à droite de l'écran, puis sur le bouton "Imprimer".
       
  • Lors de la première impression, utiliser les options de mise en page, pour générer un format conforme aux attentes, puis cliquer sur le bouton "Imprimer". Les paramètres utilisés seront conservés en mémoire lors des prochaines utilisations.

    Options de mise en page du navigateur Firefox
     



Comment autoriser les agents à utiliser le cahier de consignes ?

Le paramétrage des droits d'accès s'effectue sur deux niveaux :

  1. Paramétrer les profils d'utilisateur autorisés à utiliser le cahier de consignes.
  2. Autoriser chaque agent à rédiger des consignes selon les groupes (opérationnelles / fonctionnelles / engins).


Paramétrage des profils

Pour le fonctionnement général, lire l'article dédié "Comment fonctionne le système des profils d'utilisateurs ?".

Les droits associés aux consignes sont :

  • Planification : Consignes : l'utilisateur peut accéder en consultation au module de saisie des consignes.
  • Gestion des consignes :
    • Lecture : l'utilisateur peut consulter les droits des agents sur la gestion des consignes.
    • Création / modification : L'utilisateur peut modifier les droits des agents sur la gestion des consignes.
       

Autorisation des agents

Une fois le paramétrage des profils effectué par l'administrateur fonctionnel , le chef de centre a la responsabilité d'autoriser ses agents à rédiger les consignes.

  • Dans le menu principal, survoler l'option "Gestion des agents", puis cliquer sur "Liste des agents".
     
  • La liste des agents affectés au service apparait. Cliquer sur le pictogramme Pictogramme des droits dun agent sur le cahier de consignes pour voir les droits d'un agent sur le cahier de consignes.
     
  • Utiliser le formulaire pour définir les droits de l'agent sur chaque groupe de consignes. Valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

    Formulaire de gestion des droits d'un agent sur le cahier de consignes

Autres questions de cette categorie
document Comment attribuer un identifiant à un nouvel utilisateur ?
document Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?
document Comment concevoir un planning sur plusieurs jours d'affilée ?
» More articles



RSS