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Progiciel de gestion du temps de travail en centre de secours

Progiciel de gestion du temps de travail en centre de secours

Comment gérer les remplacements entre agents ?

Vues: 963
Posted: 23 déc. 2016
by: Prissette M.P.
Updated: 08 nov. 2017
by: Prissette M.P.

A quoi servent les demandes de remplacement ?

Dans le cas où le planning est conçu longtemps à l'avance, par exemple pour les centres de secours travaillant en régime dit "cyclé" avec planning annualisé, il est fréquent que les agents se remplacent entre eux. Le remplacement consiste généralement en l'échange d'une garde par deux agents. L'agent A qui a une garde prévue le samedi souhaite échanger cette garde avec l'agent B, qui est lui même prévu pour être de garde le dimanche. A l'issu du remplacement, les 2 gardes sont échangées.

Ce principe de remplacement est très apprécié par les agents, mais il peut engendrer un surcroit de travail pour les planificateurs. AGATT intègre une fonctionnalité permettant de faciliter la gestion des remplacements.
 

Principes de base :

La notion de "remplacement" peut correspondre à plusieurs cas de figure différents, regroupés dans le tableau suivant :

Dénomination Explication Géré par AGATT - module “Remplacements entre agents”
Echanges entre agents sur 2 journées différentes La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont la même occupation , et souhaitent intervertir leurs journées de travail. Oui
Echanges entre agents sur la même journée La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont 2 occupations différentes sur la même journée. Oui
Echanges d’occupations entre agents, sur 2 journées différentes La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont 2 occupations différentes sur 2 journées différentes Non
Demande de changement seul La demande concerne 1 seul agent, qui souhaite changer la date à laquelle il travaille Non - Préconisation : utiliser le circuit de validation d’AGATT

 La demande de remplacement correspond au parcours suivant :

  1. L'administrateur fonctionnel du SDIS détermine quelles occupations peuvent faire l'objet d'une demande de remplacement (ex. Garde 24, Garde 12h jour, Sous-officier de garde, etc.). Il détermine également la période pour laquelle les agents peuvent effectuer des demandes de remplacement.
  2. Optionnel : l'administrateur technique peut paramétrer l'envoi automatique de courriels lors des demandes de remplacement, afin de notifier les différents acteurs : demandeur, remplaçant, planificateur.
  3. Le demandeur effectue sa demande directement dans le planning.
  4. Le planificateur est informé de la demande, et peut choisir de :
    • Valider la demande de remplacement. Les 2 occupations sont échangées.
    • Supprimer la demande de remplacement, ce qui équivaut à un refus.

Effectuer une demande de remplacement

L'agent qui souhaite demander un remplacement effectue la manipulation suivante :

  • Dans le menu principal, cliquer sur "Vos gardes du mois". Afficher le planning du mois concerné.
     
  • Cliquer sur la journée concernée. L'infobulle des occupations apparait.
     
  • Si le remplacement est autorisé, le pictogramme Pictogramme de demande de remplacement apparait en face de l'occupation. Cliquer sur le pictogramme.

    infobulle des occupations - pictogramme de demande de remplacement
     
  • Renseigner le formulaire de demande de remplacement :
     
    • Date de remplacement : sélectionner la date .
    • Remplaçant : les agents qui sont susceptibles d'être remplaçants apparaissent dans la liste.
    • Message : renseigner toutes les informations permettant au planificateur de traiter la demande.
    • Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer la demande".


      [Animation] Saisie d'une demande de remplacement par l'agent
       
  • La demande est enregistrée.
     
  • Si l'agent souhaite annuler sa demande (avant qu'elle soit traitée), il effectue la manipulation suivante :
     
    • Cliquer sur la journée concernée, dans le planning mensuel.
    • Dans l'infobulle des occupations, cliquer sur le pictogramme de remplacement Pictogramme de gestion d'un remplacement . Le formulaire de traitement de la demande apparait.
    • Cliquer sur le bouton "Annuler ma demande".
       


Traiter une demande de remplacement

Le planificateur est informé de la demande de trois façons complémentaires :

  1. Les occupations faisant l'objet d'une demande de remplacement sont affichées d'une façon particulière ans le planning : fond transparent, et surlignement de l'abréviation de l'occupation. Ex. Case du planning contenant une demande de remplacement sur une Garde 24
     
  2. Les demandes de remplacement apparaissent sur le tableau de bord des gestionnaires, comme toutes les demandes. Lire à ce sujet le paragraphe "Comment le responsable hiérarchique traite-t-il la demande ?" de l'article "Comment fonctionne le circuit de validation ?"
     
  3. Une notification par courriel est envoyée au responsable d'équipe ou au chef de centre / chef de service, selon le paramétrage retenu.


Le traitement de la demande s'effectue comme suit :

  • Afficher le planning mensuel concerné.
     
  • Cliquer sur le bouton "Afficher les demandes à traiter".

    Bouton Afficher les demandes à traiter
     
  • Le volet de traitement des demandes apparait. Les demandes de remplacement sont associées au pictogramme Pictogramme de gestion d'un remplacement .

    Volet de traitement des demandes
     
  • Cliquer sur une demande de remplacement. La liste mensuelle est filtrée pour afficher uniquement le planning des deux agents concernés. L'infobulle des occupations apparait, contenant le formulaire de traitement de la demande.

    Formulaire de traitement d'une demande de remplacement
     
  • Bouton "Valider la demande" :
    • La demande est acceptée.
    • Les deux occupations des agents sont échangées.
    • Notification e-mail : les deux agents sont prévenus du changement.
    • Feuille journalière : les piquets des deux agents sont intervertis.
       
  • Bouton "Refuser la demande" :
    • La demande est supprimée.
    • Les deux occupations des agents reviennent à la situation initiale.
    • Notification e-mail : les deux agents sont prévenus du refus de changement.


 



Paramétrage fonctionnel

  • Occupations pouvant faire l'objet d'une demande de remplacement : mettre la valeur "oui" dans le champ "Remplacement" du type d'occupation. Lire à ce sujet l'article "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"
     
  • Période autorisée pour les demandes de remplacements :
    • Début de la période : renseigner l'écart entre aujourd'hui et le jour à partir duquel il est possible d'effectuer une demande, dans le champ "site.delaiRemplacementMin". Ex. saisir "7" si on autorise les demandes une semaine à l'avance.
    • Fin de la période : renseigner l'écart entre aujourd'hui et le jour à partir duquel il n'est plus possible d'effectuer une demande, dans le champ "site.delaiRemplacementMax". Ex. saisir "30" si on n'autorise pas les demandes au delà d'un mois.
       
  • Profils et droits : 2 types de droits permettent de paramétrer les demandes de remplacement.
    • Demande de remplacement : soi-même
      • Lecture : l'utilisateur peut consulter les demandes de remplacement par lesquelles son planning est impacté.
      • Ecriture : l'utilisateur peut effectuer des demandes de remplacement.
      • Suppression : l'utilisateur peut annuler les demandes de remplacement qu'il a émises, ou refuser celles pour lesquelles il est le remplaçant.
    • Demande de remplacement : tout le service
      • Lecture : l'utilisateur peut consulter n'importe quele demande de remplacement du service.
      • Ecriture : l'utilisateur peut valider ou refuser n'importe quelle demande de remplacement du service.
        .
  • Notifications : l'envoi des courriels est automatique. Lire à ce sujet l'article "Comment paramétrer les notifications par courriel ?"

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